Skip to Main Content

Avoimen tieteen käytänteet Centria-ammattikorkeakoulussa

Aineistojen tallentaminen ja organisointi

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt

  • auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken
  • varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Tällä sivultä löydät tietoa tiedostojen hallintaan sekä aineistojen tallentamiseen ja tietoturvaan liittyvistä asioista.

 

Centrian datahallinta yleisesti 

Centrian tietoturvasta huolehtii tietohallinnon asiantuntijaorganisaatio, vastuuhenkilönään tietoturvapäällikkö. Centrian verkot, järjestelmät ja laitteet on suojattu monikerroksisesti ja käyttäjäoikeuksilla. Henkilökunnan tunnistautumisen lisäturvana on käytössä vahva monivaiheinen todentaminen. Päätelaitteet on suojattu ja niitä hallinnoidaan keskitetyllä järjestelmällä. 

  

Tietohallinto turvaa tietojen eheyden, saatavuuden ja toimii henkilökunnan apuna aineistonsa asianmukaisen suojaamisen varmistamiseksi, mukaan lukien salaustoimenpiteet. Centrian aineisto on tallennettu useaan eri konesaliin, sekä palveluna hankittuihin tietovarastoihin. Centrian valitseman yleiskäyttöisen pilvipalveluteknologian aineisto on varmistettu palvelun sisällä kahteen kertaan. Kaiken data-aineiston osalta voidaan palata 30 vrk taaksepäin.  

 

Palveluna hankittujen järjestelmien varmistuksista on sovittu sopimuksin ja niistä vastaa palveluntoimittaja. Toimittajien osalta tehdään vuosittain katselmuksia datanhallinnan osalta. 

 

Dataa hallinnoi Centrian tietohallinnon asiantuntijat. Pääsy dataan on roolitettu ja pääsyoikeuksia on porrastettu asiantuntijoiden kesken tarpeen mukaan. 

 

Centrian tietoturva- ja tietosuojaohjeistus löytyy Centraalista sekä verkkosivuilta.

Tiedostojen hallinta

Tiedostojen organisointi ja nimeäminen
  • Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ja sopia projektin alussa 
  • Nimeämisen tulee olla johdonmukaista ja selkeää
  • Nimien ei tulisi olla liian pitkiä kuin ei myöskään liian lyhyitä
  • Hyvä tiedostonimi on loogisesti jäsennetty ja se kertoo sisällöstä (esim. projektin nimi, aineiston nimi, tekijä, pvm vuosi-kk-pv versionumero)
  • Käytä tarvittaessa lyhenteitä. Lyhenteiden merkitys tulee dokumentoida, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä. 
  • Vältä erikoismerkkejä

Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle.
Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta

  • Tiedostomuodon  valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta.

  • Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu.

  • Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, joka on käytettävissä mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla.

Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:

Teksti:
txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html,.xml

Kuva: jpeg, tiff, png, dng

Video: MPEG-4 (.mp4), dpx

Ääni:  FLAC, aif, aac

Lisätietoja:
Dokumentointi

Aineiston hyvällä dokumentointilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentointavia asioita ovat mm.

  • miten aineisto on kerätty
  • miten sitä on käsitelty, kuka ja milloin
  • käytetyt laitteet ja ohjelmistot
  • muuttujien arvot
  • käytetyt koodit ja lyhenteet
  • eri versioiden hallinta
  • laadunvarmistusprosessit
  • muu tieto, jolla varmistat aineiston ymmärrettävyyden

Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.

 

 

Tiedostojen tallentaminen ja tietoturva

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne sekä tietoturvaan liittyvät seikat.

  • Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
  • Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta.
  • Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.
  • Centrian tietoturva- ja tietosuojaohjeistus sekä tietoaineistojen käsittelyohje löytyy Centraalista.
  • Hankkeiden työtilan tarpeesta ja palveluiden osalta (esim. Eduuni, Ewiki, Ejira), tulee olla suoraan yhteydessä Ilpo Hautalaan.
     
Centrian verkkolevy Oma verkkolevyasema (asema)

Turvallinen säilytyspaikka ja sen sisältö  varmuuskopioidaan säännöllisesti. Centriassa tullaan luopumaan henkilökohtaisista verkkolevyasemista ja ne korvataan OneDrive pilvikapasiteetilla. Projekti- tai tiimikohtaisia verkkolevyjä tarjotaan jatkossakin. Tietohallinto tiedottaa henkilökuntaa muutoksesta syksyn 2021 aikana.

 
Centrian pilvipalvelut Esim. Office 365 mahdollistaa aineistojen tallentamisen yli organisaatiorajojen ja helpottavaa täten aineistojen yhteiskäyttöä.
 

Centrian tietoturvaohjeistuksen mukaan pilvipalveluihin ei tule laittaa esimerkiksi opintosuorituksia, opiskelijoiden arviointeja, tutkimussuunnitelmia, henkilötietoja,  liike- tai ammattisalaisuuksia arkistointi- tai säilyttämisvelvollisuuden alaiset aineistoja tai muita aineistoja, joihin liittyy tietoturvariski.

Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa.

Arviointisivuston osoite: pilviohje.eduuni.fi
Kansalliset palvelut

Eduuni-workspaces (SharePoint)

Eduuni-wiki (Confluence) Eduuni-jira (JIRA)

 

 

 

 

 

 

IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu
Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu.

Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa.

 

 

ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn

 

Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa käyttäjilleen joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen.  

Eduuni-workspaces sisältää Microsoft SharePoint -sivustoja organisaatioiden, verkostojen, hankkeiden ja tiimien käyttöön.

Eduuni-wiki sisältää Atlassian Confluence wiki-sivustoja organisaatioiden, verkostojen, hankkeiden ja tiimien käyttöön.

Eduuni Jira on projektien tai erilaisten kehitystiimien tapahtumien seurannan ja ketterän projektinhallinnan työväline.

 

Valmis jaettava data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa (jäädyttää). Soveltuu myös hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken.  Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle.
 

IDAn käyttöoikeuksia myöntävät korkeakoulujen IDA-yhteyshenkilöt. Centrian IDA-yhteyshenkilöt ovat Ilpo Hautala ja Johanna Ojala.